Die größten Kostentreiber bei der Lohnabrechnung

BVMW-Mitglied Personio hat zu diesem Zweck in einer umfangreichen Studie 500 Payroll-Verantwortliche nach ihren größten Herausforderungen gefragt. Dieser Leitfaden fasst die dort gesammelten Ergebnisse zusammen, indem er die vier größten Kostentreiber in der Lohnabrechnung aufzeigt und Impulse gibt, wie Sie diese in Zukunft vermeiden können.

#1 Kostentreiber: Unpassendes, nicht abgestimmtes Setup

Der größte Fehler, den Sie als Unternehmen bei Ihrer Payroll machen können, ist, die HR- und Lohnabrechnungsprozesse nicht aufeinander abzustimmen. Denn diese fehlende Integration resultiert in Verzögerungen, Fehlern und somit in unnötig erhöhten Kosten. Besonders problematisch ist dabei, dass die Daten oft in separaten Softwaresystemen oder gar analog verwaltet werden, was Ihre Payroll-Effizienz erheblich mindert. Vorteilhafter ist es deshalb, diese Punkte zu berücksichtigen:

• Zentrales System: Indem Sie auf eine einzige Softwarelösung zurückgreifen, können Sie Ihre HR- und Lohnabrechnungsprozesse effizienter gestalten. Bestehende Silos werden so aufgebrochen und die Daten können funktionsübergreifend genutzt werden.

• Automatisierung: Durch automatisierte Prozesse statt manueller Eingaben können Sie die Fehlerquote senken und den Aufwand für die Lohnabrechnung reduzieren.

• Integration: Mit einem integrierten System sinkt zudem auch Ihre Abhängigkeit von externen Partner:innen und anderen Abteilungen, was die Transparenz und Kontrolle im gesamten Abrechnungsprozess erhöht.

#2 Kostentreiber: Unnötige Kommunikationsschleifen

Jeder neue Monat bedeutet für Ihr Payroll-Team eine Vielzahl von Absprachen. Ob interne Rückfragen mit der Buchhaltung oder externe Abstimmungen mit Steuerberater:innen – die Zeit, die Sie hier für die Kommunikation aufwenden, kostet Sie bares Geld. Zudem führen fehlerhafte Abrechnungen zu zusätzlichen Nachfragen und Frustration bei Ihren Mitarbeitenden. Diese Probleme lassen sich mit den folgenden Tipps vermeiden:

• Synchronisierte Daten: Eine einheitliche Softwarelösung ermöglicht Ihnen automatisch synchronisierte Daten, sodass manuelle Rückfragen minimiert werden können.

• Korrekte Berechnungsregeln: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Berechnungsregeln korrekt angewandt werden und Nachfragen aufgrund von Abrechnungsfehlern verringert werden.

#3 Kostentreiber: Gesetzesänderungen und Compliance

Eine große Herausforderung für Human Resources, insbesondere im Payroll-Bereich, ist es, bei den regelmäßigen Änderungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht up-to-date zu bleiben. Das macht die Lohnabrechnung zusätzlich zu einem komplexen und kostenintensiven Unterfangen. Denn ein Versäumnis bei der Umsetzung gesetzlicher Änderungen kann hohe Bußgelder und sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Indem Sie diese Punkte beherzigen, können Sie hier auf Nummer sicher gehen:

• Automatische Anpassungen: Setzen Sie auf moderne Lohnabrechnungssysteme. Diese reagieren automatisch auf neue Gesetzesänderungen und nehmen die dafür notwendigen Anpassungen vor.

• Eingabevalidierung: Durch automatische Validierungen reduzieren Sie die Fehlerquote bei der Erfassung von Mitarbeitendendaten und minimieren so Ihr Risiko für kostspielige Compliance-Verstöße.

• Automatische Kommunikation: Softwarelösungen übernehmen die gesetzliche Kommunikation mit den Sozial- und Versicherungsträgern und stellen sicher, dass Sie alle Anforderungen fristgerecht erfüllen.

#4 Kostentreiber: Unzufriedene Mitarbeitende und HR-Teams

Fehler und Verzögerungen bei der Lohnabrechnung schüren Missmut und können zu einem Vertrauensverlust bei Ihren Mitarbeitenden führen. Diese Unzufriedenheit schlägt sich nicht nur in Produktivitätseinbußen nieder, sondern erhöht im schlimmsten Fall auch die Fluktuation und somit Ihre Recruiting-Kosten. Damit Sie Ihrem Team stets gerecht werden, sollten Sie diese Lösungsansätze berücksichtigen:

• Zuverlässiges System: Eine verlässliche Lohnabrechnung sorgt für Transparenz und stärkt das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden.

• Mehr Eigenverantwortung: Über Self-Service-Portale können Mitarbeitende ihre Daten einfach selbst aktualisieren: Das entlastet Ihre Personalabteilung und minimiert Fehler.

• Transparenz und Pünktlichkeit: Eine transparente und pünktliche Lohnabrechnung fördert die emotionale Bindung – und somit auch die Produktivität.

Fazit: Detektieren Sie Ihre Kostenfresser im Payroll-Process

Die Kosten für ineffiziente Lohnabrechnungsprozesse sind oft nicht direkt sichtbar, und können doch erhebliche Auswirkungen auf die Rentabilität Ihres Unternehmens haben. Indem Sie in moderne Lohnabrechnungslösungen investieren, können Sie diese versteckten Kostenfresser minimieren. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe und verbessern sowohl die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden als auch Ihre Rentabilität.