Die Kunst der Delegation

Wenn es bei der Delegation von Aufgaben in der Umsetzung hapert, bestehen aus meiner Sicht meist zwei Herausforderungen:

1. Das Ziel und die Wichtigkeit einer Aufgabe werden nicht geteilt.
2. Der Mitarbeiter hat die Umsetzungsidee nicht selbst entwickelt.

Der erste Punkt mag Verwunderung auslösen – so ist doch bspw. vollständige Dokumentation von Aufträgen ein eindeutiges und klares Ziel?

Ja, das ist es. Nicht annähernd so klar ist jedoch, ob der Zweck der Aufgabe auch als notwendig angesehen wird. Was für die Führungskraft offensichtlich ist – Qualitätssicherung, Absicherung gegen Reklamationen, lückenlose Dokumentation & Nachvollziehbarkeit etc. – ist es für den Mitarbeiter noch lange nicht.

Nehmen wir die angesprochene vollständige Dokumentation von Aufträgen, angefangen von der Anfrage über das Angebot bis zur Rechnungslegung. Gerade wenn hier viel mit Papierformularen, Post-It Zetteln und kurzen Zurufen – „Helga, bei Auftrag Meier müssen wir doch zwei Leute schicken.“ – Wissensstände zwischen Kollegen hin und her getragen werden, ist die Forderung nach einer vollumfänglich, gar digitalen Dokumentation erstmal das zeitaufwändigere und mühsamere Vorgehen. Bisher hat es auch so geklappt. Das dabei mal was schief gegangen ist, umständlich fehlende Informationen zusammengesammelt werden mussten – geschenkt.

Hier hilft es, sich bei Übertragung von Aufgaben die „Zustimmung“ der Mitarbeiter zum Ziel abzuholen. Im Alltag bedeutet das, dass Sie Ihre Mitarbeiter nach ihrer Einschätzung fragen, warum eine Tätigkeit oder ein bestimmtes Vorgehen wichtig und sinnvoll ist. Ob es nun um das digitale Erfassen und Bearbeiten von Kundenanliegen ist oder die Erhöhung der Akquisetätigkeit – wenn die Mitarbeiter das allenfalls für nettes Beiwerk halten, und nicht als betriebliche Notwendigkeit, dann werden sie es nicht (oder nur halbherzig) umsetzen.

Als Führungskraft ist diese Zielklärung zunächst zeitintensiv, dennoch ist es wichtig, nicht locker zu lassen, immer wieder nachzufragen, nachzuschärfen und erst dann weiterzumachen, wenn das Ziel geteilt wird. Es gilt: nur wenn wir überzeugt sind, dass etwas sinnvoll und wichtig ist, sind wir bereit es dauerhaft und nachhaltig umzusetzen. Denn dann besteht so etwas wie eine intrinsische Motivation.

Der zweite Punkt zielt darauf ab, dass Menschen verbindlicher und in der Regel auch sorgfältiger agieren, wenn etwas aus ihnen selbst herausgeschieht, das heißt, sie selbst eine Lösung entwickelt haben. Wenn Sie also einen Mitarbeiter bitten, eine Aufgabe zu übernehmen, ist es sinnvoll, dabei keine konkrete Vorgehensweise vorzugeben oder Tipps zu geben. Stattdessen fragen Sie den Mitarbeiter, wie es aus seiner Sicht gehen könnte.

Nehmen wir hier das Beispiel von Akquisetätigkeit. Wenn Sie nicht gerade die Vertriebler vor dem Herrn in der Firma haben, scheuen viele die Aufgabe. Umso wichtiger ist es, dass die Aufgabe von Ihren Mitarbeiter auch wirklich „gekauft“ wird. Also Sinn (siehe oben) und Lösungsweg.

Mit der Frage, wie der Mitarbeiter vorgehen könnte, wie er seine Gespräche vorbereiten und wie mit Einwänden umgehen wird, bringen Sie ihn zum Nachdenken.

Und genau über dieses Nachdenken über eine Lösungsmöglichkeit entsteht Verbindlichkeit– nun ist es der Vorschlag des Mitarbeiters und nichts, was ihm übergestülpt wird. Durch die Frage an ihn sehen Sie zugleich auch, ob es in die richtige Richtung geht. Möglicherweise finden Sie auch heraus, was als Hindernis empfunden wird. Beides ist wichtig für Sie – so können Sie ggf. eingreifen, nachsteuern oder gezielt Unterstützung anbieten.

Die sorgfältige Zielklärung und Delegation von Aufgaben sind nicht immer leicht und kosten im Alltag zunächst vor allem Zeit. In der Zeit, in der Sie mit Ihrem Team oder Ihrem Mitarbeiter das Warum einer Aufgabe klären, haben Sie diese schon fast erledigt. Dennoch lohnt es sich, diese Zeit zu investieren, denn damit stärken Sie die Eigenverantwortung und Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter. Je mehr Zeit Sie am Anfang einbringen, desto weniger brauchen Sie später für Fehlerklärung und Nacharbeit – und schaffen sich damit Zeit für strategische Themen.

Probieren Sie es aus – ich unterstütze Sie gern dabei.