Compliance News: Hinweisgeberschutzgesetz seit 02. Juli in Kraft

Für >16.000 deutsche Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden ("MA") ist es Zeit, zu handeln. Seit dem 02.07.2023 müssen sie den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes („HinSchG“) entsprechen.

„Ich habe Organisationen erlebt, die ihr Hinweisgebersystem innerhalb von zwei Tagen im Unternehmen implementiert haben.”, sagt Dr. Thomas Altenbach (TA). Er ist Compliance-Experte und CEO von LegalTegrity. Sein umfangreiches Fachwissen verdankt er seiner langjährigen Tätigkeit als Anwalt im Topmanagement internationaler Konzerne sowie als Berater mittelständischer Unternehmen. Die Entwicklung des Hinweisgeberschutzgesetzes beobachtet er von Anfang an. Was Sie als BVMW-Mitglied nun für die Praxis wissen müssen, fasst Dr. Altenbach Ihnen im Folgenden zusammen:

Frage: Herr Dr. Altenbach, welche Unternehmen sind vom HinSchG betroffen und welche Verpflichtung entsteht durch dieses neue Gesetz?
TA: „Das HinSchG verpflichtet alle Organisationen ab 50 MA, ein internes, gesetzeskonformes Hinweisgebersystem einzurichten und Hinweisgeber vor Repressalien zu schützen.“

F: Ab wann gilt das HinSchG?
TA: „Für Unternehmen mit mehr als 249 MA gilt die Umsetzungspflicht bereits seit dem 02. Juli 2023. Kleinere Unternehmen mit 50-249 MA haben noch bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, einen entsprechenden Meldekanal zur Verfügung zu stellen. Neben diesen internen Meldestellen haben Hinweisgebende auch die Option, den externen Meldekanal über das Bundesministerium der Justiz (BMJ) zu nutzen.“

F: Wie stehen Sie zum Wegfall der Pflicht zu Ermöglichung anonymer Meldungen?
TA: „Durch das verabschiedete HinSchG besteht keine ausdrückliche Pflicht zum Ermöglichen anonymer Meldungen. Das Gesetz sieht jedoch vor, dass Unternehmen anonyme Meldungen ermöglichen und bearbeiten "sollen". Ich kann aus Erfahrung: die wirklich wichtigen Meldungen werden meist anonym abgegeben. Die Meldenden wissen oft nicht, welche Reaktion sie auf die Meldung wirklich erheblicher Missstände erhalten werden und geben solche Erstmeldungen daher anonym ab.“

F: Viele Unternehmen ächzen jetzt: wie soll ich das auch noch schaffen? Was kommt auf die Unternehmen jetzt zu? Wo fängt man an?
TA: „Die Unternehmen sollten sich zunächst überlegen, wer sich dieser Aufgabe intern annehmen kann oder ob dafür ein externer Dienstleister in Frage kommt. Dann gilt es zu prüfen, welches digitale Hinweisgebersystem am besten passt. Wir sprechen heute über den Einsatz von KI-Technologien wie ChatGPT in allen Lebensbereichen, da sollte beim Hinweisgebersystem nicht an Brief oder E-Mail festgehalten werden."

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