Mit neuer Software richtig durchstarten

Eine ausführliche Einführung einer neuen Software erleichtert die Phase des Vertrautmachens und Erkundens von Mitarbeitenden und steigert deren Motivation. Schlechte Kommunikation und unklare Erklärungen hingegen können gerade in der Anfangsphase den Umgang beeinträchtigen.

1. Vertrauen schaffen

Nach der Einführung wird die neue Software auf ihre erste Belastungsprobe gestellt. Je eher die Nutzer das Gefühl haben, bei der Arbeit echte Unterstützung und Entlastung zu erhalten, desto eher wächst Vertrauen.

2. Mitarbeitende und Software

Im Idealfall wird die Verbindung zur Software nach einer Zeit stabiler. Die Erfahrung nimmt zu, und Mitarbeitende können ihre Möglichkeiten vollständig ausschöpfen. Die neue Software ist jetzt ein integraler Teil des Arbeitsalltags. Der Software selbst kommen auf diesem Weg zwei Aufgaben zu: eine rationale und eine emotionale. Rational gesehen erleichtert sie die Erledigung spezifischer Aufgaben. Die emotionale Komponente ist weit weniger bekannt – und doch nicht weniger bedeutsam.

3. Selbstwertgefühl und Engagement

Software kann Mitarbeitende motivieren und bestärken, indem sie Erledigtes aufzeigt und positives Feedback gibt. Zudem bietet sie Raum für Wachstum und Professionalisierung. Idealerweise erleichtert Software mit klugem Prozess-Management die Zusammenarbeit innerhalb von Teams und zwischen einzelnen Gruppen. Je besser dies gelingt, desto stärker ist der positive emotionale Effekt.

4. Feedback und Mitspracherecht

Feedback-Mechanismen innerhalb der Software sind aus zwei Gründen empfehlenswert: Erstens fördern sie deren kontinuierliche Optimierung. Zweitens signalisieren sie den Mitarbeitenden, ein wesentlicher Teil dieser Verbesserung zu sein.

5. Drei Prinzipien für erfolgreiche Software

Drei Prinzipien, wie Software den Arbeitsalltag bereichert und zum Erfolg führt:

• Die Nutzenden im Fokus: Mit einer Ausrichtung auf User-Bedürfnisse wird sie intuitiv und effizient. Wichtigste Voraussetzung: ein tiefes Verständnis für die Herausforderungen und Ziele der Nutzer.
• Erstklassige Einführung: Eine durchdachte, integrierte Einführung erleichtert Mitarbeitenden den Einstieg, reduziert die Einarbeitungszeit, minimiert Unsicherheiten und stärkt das Vertrauen in die Software.
• Übersicht und Anpassungsfähigkeit: Ein übersichtliches Produkt- Design, verbunden mit der Möglichkeit zur Personalisierung, erleichtert die Bedienung und kann individuelle Präferenzen berücksichtigen.

In der modernen Geschäftswelt ist Software integraler Bestandteil des Unternehmenserfolgs. Doch Gefühle beeinflussen das Verhalten stärker als rationale Denkprozesse. Deshalb sollte die Verbindung zwischen Mitarbeitenden und der täglich genutzten Software, nicht dem Zufall überlassen werden.

Gut zu wissen

• Software muss von Anfang an unterstützend wirken
• Klare und gute Kommunikation ist entscheidend
• Software ist kein Selbstzweck, sondern für die Benutzenden