Verpflichtende E-Rechnung ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine wichtige Änderung für Unternehmen in Kraft: Der Empfang sowie das Archivieren und für große Unternehmen auch das Versenden der E-Rechnung wird für alle zu versteuernden Leistungen im B2B-Bereich verpflichtend. Die Berechtigung zum Abzug der Vorsteuer entfällt künftig bei Papierrechnungen und wird ausschließlich für elektronische Rechnungen gewährt. Dies betrifft auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Die Einführung der E-Rechnung ist Teil einer umfassenden Digitalisierungsoffensive, die darauf abzielt, Prozesse zu vereinfachen, Steuerbetrug zu verhindern und Kosten zu senken.

Ab Januar 2025 ist für den B2B-Bereich das Versenden, Empfangen und das Archivieren der E-Rechnung verpflichtend. Ausnahmen gelten nur für kleine Unternehmen. Erst ab 2027 müssen auch kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen versenden. Ab Januar 2028 sind ausnahmslos alle Unternehmen zur Nutzung der E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtet. Doch auch für kleine Unternehmen ist es ratsam, sich bereits frühzeitig auf diese Umstellung vorzubereiten. Denn große Unternehmen könnten bereits ab 2025 nur noch den Empfang einer E-Rechnungen akzeptieren.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine elektronische Kopie einer Rechnung im PDF-Format. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, das den europäischen Normen entspricht. Diese Normen sorgen dafür, dass die Rechnung direkt in die Buchhaltungssysteme der Empfänger integriert werden kann, ohne dass es weiterer manueller Zwischenschritte bedarf. Zu den gängigen Formaten gehört die sogenannte X-Rechnung oder das ZUGFeRD-Format (ab der Version 2.0.1). Darüber hinaus gibt es noch weitere Formate. Diese ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, was den gesamten Rechnungsprozess beschleunigt.

Bei der X-Rechnung handelt es sich um ein Datenformat, welches nicht ohne speziellen Viewer menschenlesbar ist. Dieser ist oft kostenfrei oder für einen geringen Preis erhältlich. Im Gegensatz dazu ist bei hybriden Formaten (z. B. ZUGFeRD), die aus einem menschenlesbaren Teil (z. B. in Form einer PDF) und einem strukturierten Teil (XML), das Lesen ohne speziellen Viewer möglich. Grundsätzlich ist aber ab 2025 immer der strukturierte Datenteil führend. Es ist außerdem entscheidend, dass Unternehmen die Originaldateien der E-Rechnungen für 10 Jahre ordnungsgemäß archivieren, um den steuerrechtlichen Vorgaben zu entsprechen. Damit muss der strukturierte Teil einer E-Rechnung in seiner ursprünglichen und unveränderten Form vorliegen. Dies gilt auch für ggf. mitgesandte Anhänge.

Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung mag für viele KMU zunächst nach einer zusätzlichen Belastung klingen, bietet aber zahlreiche Vorteile. Zu den wichtigsten gehören:

1. Zeit- und Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall des Drucks, der postalischen Versendung und der Archivierung von Papierdokumenten sinken die Kosten. Zusätzlich wird der manuelle Bearbeitungsaufwand reduziert, da die Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltungssysteme importiert werden können.
2. Schnellere Bearbeitung und Zahlung: Automatisierte Prozesse ermöglichen es, Rechnungen schneller zu bearbeiten. Dies verkürzt auch die Zahlungszyklen, was zu einer verbesserten Liquidität führen kann.
3. Fehlervermeidung: Durch die direkte Integration in Buchhaltungssysteme sinkt das Risiko von Eingabefehlern, die bei der manuellen Erfassung von Rechnungsdaten häufig auftreten können.

Warum wird die E-Rechnung verpflichtend?

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil eines umfassenden Modernisierungsplans der EU und der deutschen Bundesregierung. Durch den Beschluss des Wachstumschancengesetzes wurden die Regelungen in Deutschland festgelegt. Ziel ist es, Steuerbetrug zu verhindern und die Effizienz in der Abwicklung von Rechnungen zu steigern. Durch ein strukturiertes elektronisches Format werden Rechnungen nachvollziehbarer und können schneller verarbeitet werden. Dies bringt auch eine höhere Transparenz im Rechnungswesen mit sich.

Darüber hinaus lassen sich E-Rechnungen leichter in bestehende IT-Systeme integrieren. Unternehmen profitieren dadurch von einer besseren Nachverfolgbarkeit und Kontrolle ihrer Buchhaltungsprozesse. Langfristig können durch die Digitalisierung Ressourcen gespart und Kosten gesenkt werden. Denn Buchhaltungsbelege müssen so nicht mehr händisch in die eigene Buchhaltung übertragen werden.

Übergangsfristen für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer, die weniger als 50 Beschäftigte haben oder einen Jahresumsatz von unter 50 Millionen Euro erzielen, profitieren von einer Übergangsfrist. Sie müssen wie bereits erwähnt noch keine E-Rechnungen erstellen und versenden. Erst ab dem 1. Januar 2027 müssen auch sie vollständig auf E-Rechnungen im B2B-Bereich umstellen, d. h. sie müssen auch E-Rechnungen versenden. Lediglich Unternehmen, die unter die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG (Vorjahresumsatz unter 800 000 €) fallen, müssen erst 2028 auch E-Rechnungen verpflichtend versenden.

Meldepflicht für E-Rechnungen

Neben der Verpflichtung zur E-Rechnung plant das Bundesfinanzministerium ein zusätzliches Meldesystem, das den Austausch von Rechnungsdaten in Echtzeit ermöglichen soll. Künftig müssen Unternehmen ihre Rechnungsdaten direkt an die Finanzverwaltung übermitteln. Dieses System zielt darauf ab, steuerliche Missbräuche zu verhindern und eine höhere Transparenz zu schaffen.

Für KMU bedeutet dies jedoch auch zusätzliche Anforderungen an die Buchhaltung und die Datenübermittlung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssysteme in der Lage sind, nicht nur E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, sondern auch die geforderten Daten an die Finanzbehörden weiterzuleiten.

Technische Anforderungen und Umstellung

Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert, dass KMU ihre Buchhaltungs- und IT-Systeme, sofern notwendig, auf den neuesten Stand bringen. Für das Empfangen von E-Rechnungen ist allerdings zunächst lediglich ein E-Mail-Postfach notwendig. Vor allem das Archivieren und das Auslesen des XML-Formats kann Investitionen in neue Softwarelösungen oder Anpassungen bestehender Systeme bedeuten. Für kleinere Unternehmen, die bislang stark auf manuelle Prozesse gesetzt haben, könnte dies eine Herausforderung darstellen. Allerdings gibt es bereits kostengünstige Lösungen, die sich besonders an die Bedürfnisse von KMU anpassen.

Auch die Archivierung von E-Rechnungen unterliegt bestimmten gesetzlichen Vorschriften. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Original-E-Rechnung korrekt archivieren und für steuerliche Prüfungen bereitstellen können. Hierzu kann es notwendig sein, bestehende Archivierungssysteme zu modernisieren.

Gibt es Ausnahmen bei der E-Rechnungspflicht?

Im B2C-Bereich gibt es generell keine E-Rechnungspflicht. Darüber hinaus gibt es noch weitere Ausnahmen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro kann auf eine E-Rechnung verzichtet werden sowie bei Fahrausweisen oder Umsätzen, die nach Paragraf 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerfrei sind. Darunter fällt zum Beispiel auch die steuerfreie Vermietung von Immobilien an andere Unternehmer (Paragraf 4 Nr. 12 UStG). Wenn der Empfänger jedoch zustimmt, können E-Rechnungen freiwillig genutzt werden.

Fazit

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 stellt KMU vor Herausforderungen, eröffnet jedoch gleichzeitig Chancen, Geschäftsprozesse zu modernisieren und die Digitalisierung voranzutreiben. Die Umstellung erfordert eine sorgfältige Planung und Anpassung interner Abläufe, bietet jedoch langfristig Vorteile wie Zeit- und Kosteneinsparungen, schnellere Zahlungsprozesse und eine höhere Datensicherheit. Kleinere Unternehmen sollten die Übergangsfristen nutzen, um sich optimal vorzubereiten und Schritt für Schritt die nötigen technischen und organisatorischen Anpassungen vorzunehmen.