5 Fakten zur E-Rechnung!

Fünf Fakten, die Unternehmen in Bezug auf die E-Rechnung jetzt kennen sollten.

#1 – Es gibt keine Übergangsfrist für den Empfang von E-Rechnungen.

Unternehmen sind ab 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen. Ausnahmen gibt es keine.
Wer sich bis zum Jahreswechsel nicht mit dem Thema auseinandersetzt, bekommt zwangsläufig ein Problem.

#2 – Auch Kleinunternehmer betrifft die E-Rechnungs-Pflicht.

Kleinunternehmer, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind, betrifft die Reglungen wie alle anderen Unternehmen auch.
Sprich: Auch sie müssen in der Lage sein, E-Rechnung anzunehmen. Übergangsfristen bestehen hier nur für den Versand von E-Rechnungen.

#3 - Verträge alleine ersetzen keine Rechnung mehr.

Verträge, die eine dauerhafte finanzielle Verpflichtung auslösen, ersetzen keine E-Rechnung. Beispiele hierfür sind ein klassischer PKW-Leasingvertrag oder ein Gewerbemietvertrag. Dabei erhält der Kunde keine gesonderte Rechnung, der Vertrag stellt die Grundlage für das Schuldverhältnis dar.

Mit der E-Rechnungs-Pflicht ist dieser Workflow nicht mehr möglich. Dienstleister müssen ab 2025 zumindest eine initiale E-Rechnung schreiben, um künftige Forderungen zu begründen.

#4 – Es nicht zulässig, E-Rechnungen auszudrucken und analog zu archivieren.

Dem Papier den Rücken zu kehren, fällt vielen schwer. Schließlich war es jahrelang ein treuer Begleiter im Alltag. Gerade ältere Berufstätige fragen sich, ob sie die E-Rechnung ausdrucken und als Beleg im klassischen Aktenordner archivieren dürfen.

Hier lautet die Antwort klar: nein.

Der Staat verpflichtet Unternehmen, E-Rechnungen digital aufzubewahren – revisionssicher und für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren. Nicht jeder digitale Ort, wie beispielsweise der E-Mail-Ordner oder der Desktop, ist ein geeignetes Archiv. Das System muss GoBD-konform sein und Betriebe müssen ein Verfahren schaffen, mit dem sie die Vollständigkeit und Richtigkeit ihres Archivierungsprozesses dokumentieren.

#5 – ZUGferd-Rechnungen sind nicht auf den ersten Blick als E-Rechnung identifizierbar.

Wer denkt, er könnte eine ZUGFerD- von einer herkömmlichen PDF-Rechnung unterscheiden, täuscht sich. Die ZUGferd-Rechnung liefert ein Belegbild mit und ist daher nicht von einem klassischen PDF zu unterscheiden.

Ein Hinweis darauf, dass sich hinter dem Dokument eine XML-Information verbirgt, ist das PDF/A-Format. Kontrollieren, ob es sich tatsächlich um eine E-Rechnung handelt, können Betriebe nur mit einem Programm, das in der Lage ist, die XML-Datei maschinell auszulesen.

Das ist vor dem Jahreswechsel zu tun:

Fazit: An der E-Rechnung führt ab 1. Januar 2025 kein Weg vorbei. Unternehmen sollten die verbleibenden Monate nutzen, um sich auf die Neuerung vorzubereiten. Sie benötigen in jedem Fall ein System, mit dem sie E-Rechnungen auslesen und revisionssicher aufbewahren können. Die meisten Betriebe werden weiterhin ihr E-Mail-Postfach als wichtigsten Rechnungs-Eingangs-Kanal definieren.

Entscheidend ist, dass Unternehmen einen Prozess etablieren, mit dem die Eingangsrechnungen korrekt in ihr Invoice-System gelangen. Daher sollten sie auch frühzeitig mit ihrem Steuerberater sprechen und regeln, wie sie die Zusammenarbeit optimal digital gestalten. Der Steuerberater ist ein wichtiger Sparringspartner, um Fragen zu beantworten wie: „Wie gehen wir mit Rechnungen um, die weiterhin auf Papier kommen – digitalisieren wir die?“ oder „Wie bewahren wir die im E-Rechnungsarchiv auf, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten?“

Sind alle Fragen geklärt, bietet die E-Rechnung auch Chancen. Nicht zuletzt vereinfacht sie auf lange Sicht die digitale Buchhaltung sowie die Zusammenarbeit mit anderen Institutionen.

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