Effizientes Personalmanagement durch digitale Tools – wie Unternehmen von moderner Software profitieren

Personalabteilungen sind dabei besonders gefordert. Schließlich sind sie für die Verwaltung und Gestaltung der wichtigsten Ressource im Unternehmen verantwortlich: den Mitarbeitern.

Die Digitalisierung bietet Lösungen, um den Herausforderungen im Personalwesen zu begegnen. Durch den Einsatz moderner Software-Tools, wie sie beispielsweise Agenda anbietet, optimieren Personalabteilungen ihre Arbeitsprozesse und setzen wertvolle personelle Ressourcen frei. So haben sie am Ende des Tages mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Wie die Software Standardaufgaben von selbst erledigt

Digitale Tools helfen dabei, den steigenden Anforderungen gerecht zu werden und ermöglichen Personalabteilungen, sich als strategischer Partner der Geschäftsführung zu positionieren.

Folgende Beispiele zeigen, wie die Software als Lizenz zu mehr Effizienz fungiert:

• Die digitale Personalakte reduziert administrativen Aufwand

Viele Personalabteilungen suchen im Alltagsgeschäft immer noch nach Papierakten. Benötigt eine Führungskraft beispielsweise das Protokoll aus dem vergangenen Jahr für ein anstehendes Mitarbeitergespräch, muss die HR-Fachkraft zunächst die richtige Akte finden, dann das Dokument einscannen und per E-Mail an die Führungskraft senden. Bei einem mittleren Unternehmen mit 100 Mitarbeitern können so schnell 50 Anfragen pro Monat zusammenkommen, die zwölf Arbeitstage im Jahr verschlingen.

Durch den Einsatz einer digitalen Personalakte gewinnen HR-Profis Zeit. Alle Unterlagen liegen in einer zentralen digitalen Datenbank. Mit wenigen Klicks rufen HR-Mitarbeiter die Informationen auf, die sie benötigen. Besonders effizient gestaltet sich der Prozess, wenn die Software ein integriertes Self-Service-Portal bietet. Darüber stellt die Fachkraft alle benötigten Dokumente und Informationen zur Einsicht bereit. Das macht nicht nur allen Mitarbeitern das Leben einfacher, sondern erfreut ganz besonders den Datenschutzbeauftragten. Schließlich entfällt der Austausch sensibler Informationen über unsichere Kanäle.

• Effiziente Abwicklung von Urlaubsanträgen dank Online-Portal

Auch die Bearbeitung von Urlaubsanträgen ist mit Zettel und Stift zeitaufwendiger. Der traditionelle Weg funktioniert häufig noch so: Mitarbeiter drucken den Urlaubsantrag aus, beschriften ihn und legen ihn dann ihrer Führungskraft vor. Diese unterschreibt den Zettel und schickt ihn per Hauspost zur Personalabteilung. Dort werden die Daten dann in verschiedene Systeme übertragen. Insgesamt fallen in der HR-Abteilung so bei einem Antrag schnell 20 Minuten Arbeitszeit an.

Mit einer digitalen HR-Software lässt sich dieser Prozess optimieren und um bis zu 75 Prozent reduzieren. Mitarbeiter stellen ihren Urlaubsantrag online über ein Self-Service-Portal, das auch vom Smartphone aus zugänglich ist. Vorgesetzte sehen sofort, ob es Konflikte mit den Urlauben anderer Teammitglieder gibt. Sie geben den Antrag dann mit einem Klick frei. Die Software übernimmt die Fehlzeiten automatisch in den Kalender, das Urlaubskonto und die Lohnabrechnung. Das entlastet die HR-Fachkraft deutlich. Bei durchschnittlich sechs Anträgen pro Mitarbeiter und Jahr, liegt die Zeitersparnis bei einem mittleren Unternehmen mit 100 Mitarbeitern schon bei 150 Stunden. Das sind 19 volle Arbeitstage.

• Zeitersparnis beim Melde- und Bescheinigungswesen durch Integration in die Software

Das Melde- und Bescheinigungswesen ist ebenfalls häufig ein Zeitfresser. Viele HR-Abteilungen nutzen externe Portale, um mit der Sozialversicherung zu kommunizieren. Jede neue Meldung erfordert manuelle Dateneingaben und das regelmäßige Überprüfen des Portals auf Rückmeldungen. Dadurch können pro Antrag schnell 20 Minuten Arbeitszeit anfallen.

Mit einer integrierten Software-Lösung für das Melde- und Bescheinigungswesen erledigen Lohnfachkräfte alle Meldungen direkt in der Lohnsoftware. Die Antragsformulare befüllt das Programm automatisch mit den im System vorliegenden Daten. Das spart Zeit und minimiert das Risiko von Tippfehlern. Auch die Antworten der Sozialversicherung landen direkt in der Anwendung, sodass das regelmäßige Überprüfen des externen Postfachs entfällt. In einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern, bei dem monatlich acht Meldungen an die Sozialversicherung anstehen, liegt das Einsparpotenzial bei rund vier Arbeitstagen im Jahr.

Fazit: digitale HR-Lösungen als Effizienz-Booster

Fachkräfte sind heute rar gesät. Und die Anforderungen an Personalabteilungen nehmen stetig zu. Diesem Spannungsfeld entkommen HR-Verantwortliche mithilfe digitaler Lösungen. Auch ohne zusätzliche Mitarbeiter schaffen sie damit Freiräume, die strategische Personalarbeit voranzutreiben. Und treten so als enger Partner der Geschäftsführung auf.

Mit den drei vorgestellten Anwendungsfällen spart die Personalabteilung pro Jahr 35 Arbeitstage. Die Breite des Aufgabenspektrums innerhalb des HR-Alltags bietet darüber hinaus viele weitere Möglichkeiten, Zeit zu sparen und Arbeitsschritte effizienter zu gestalten. Das kostenlose Whitepaper „Gewinnfaktor digitale Personalarbeit“ gibt hier Praxisbeispiele inklusive Ersparnisrechnungen.

Hier geht es zum Download (Registrierung erforderlich): https://www.agenda-software.de...

Autor: Christian Ruhland ist Produktmanager der Cloud-Software bei Agenda und Experte für die Digitalisierung der Personalarbeit in Unternehmen. https://www.agenda-software.de...