Die Zukunft der Entgeltabrechnung: Digitale Trends und ihre Umsetzung

Trend Homeoffice: Entgelte zuhause abrechnen

Die Corona-Pandemie brachte dem Homeoffice den Durchbruch. Arbeitgeber halten ihre Daten zentral digital und gestalten ihre Abrechnungsprozesse elektronisch. Sie bieten ihren Lohn-Fachkräften mit digitalen Personalakten, Urlaubsanträgen und Lohnabrechnungen ein flexibles Arbeitsumfeld. Die Entgeltabrechnung funktioniert für alle Beteiligten auch ohne Büropräsenz.

Trend Datenschutz: In der Entgeltabrechnung auf Nummer sicher gehen

Die gültigen Datenschutzbestimmungen halten Entgeltabrechner ohne digitale Lösungen kaum noch ein. Orte wie Büros, Schränke, Drucker, Kopierer oder die Hauspost sind neuralgische Punkte für Datenverlust oder die Einsicht Nichtberechtigter. Nur mit klaren Zugriffs- sowie Bearbeitungsberechtigungen und einem Monitoring der Aufbewahrungs- und Löschfristen gelingt deren Einhaltung ohne größeren Aufwand. Auch bei der Abrechnungszustellung gibt es in Zeiten von Remote Work zu einer sicheren elektronischen Bereitstellung keine Alternative.

Trend elektronische Bürokratie: Digitalisierung im Einklang mit den Behörden

Dem Staat haftet ein verstaubtes Image an. Gerade im Hinblick auf die Kommunikation mit Arbeitgebern geht der Staat bei der Sozialversicherung aber elektronische Wege. Prominente Beispiele aus der Vergangenheit sind die A1-Bescheinigung, das Zahlstellen-Meldeverfahren sowie die eAU. Dieser papierlose Trend verstärkt sich. Die Konsequenz: Personalabteilungen haben zwei Möglichkeiten, die Daten zu übermitteln. Entweder ist das Meldewesen direkt in ihrem Abrechnungssystem integriert oder sie nutzen das SV-Meldeportal. Nachteil: Bei letzterem müssen sich Betroffene einloggen, möchten sie nachsehen, ob eine Rückmeldung der Sozialversicherung vorliegt. Solche Schritte kosten Zeit. Ist das Melde- und Bescheinigungswesen in die Lohn-Software integriert, erfolgt die gesamte Kommunikation direkt aus dem System des Abrechners heraus. Das ermöglicht die Automatisierung vieler Arbeitsschritte und verhindert Übertragungsfehler.

Trend Automatisierung: Entgeltabrechnung professionalisieren, Prozesse anpassen

Automatismen sind die Voraussetzung für Effizienz. Personaler können nur das automatisieren, was ihnen digital vorliegt. Existiert im Büro nach wie vor Papier, klafft eine Lücke zwischen dem, was digital bereits möglich wäre, und dem, was analog tatsächlich noch Zeit frisst. Wer seine Prozesse in einem professionellen digitalen HR-System abbildet, belastet sich nicht mit manuellen Handgriffen. Schnittstellen sorgen dafür, dass Mitarbeiter Daten aus Vorsystemen automatisch übernehmen. Außerdem hat der Personalsachbearbeiter die Möglichkeit, über ein Self-Service-Portal die gesamte Belegschaft in HR-Tätigkeiten mit einzubinden. Beispielsweise beim Urlaubsantrag – den können Betroffene eigenständig im Portal abwickeln. Die notwendigen Tools dafür sind: ein Personalwesen-Komplettsystem, umfangreiche Schnittstellen und ein Self-Service-Portal.

Trend Fachkräftemangel: Payroll-Software statt vakanter Stellen

Wie in so vielen anderen Bereichen auch suchen Unternehmen häufig vergeblich nach qualifiziertem HR-Personal. Wer dem Fachkräftemangel entgegenwirken möchte, hat verschiedene Möglichkeiten:

Die Personalabrechnung an einen professionellen Anbieter komplett auszulagern oder die Personalabrechnung selbst zu erledigen.

Bei letzterem ist es entscheidend, dem Lohnsachbearbeiter verschiedene Tools an die Hand zu geben, damit er effizient und rechtssicher arbeiten kann. Vereinen Unternehmen die Personalabrechnung und -verwaltung in einem Software-System, fokussieren sich Lohnfachkräfte auf ihre Kernkompetenzen. Sie erfassen Daten nicht doppelt und wickeln alles in einem Programm ab. Wichtige Tools hierfür sind: Ein Personalwesen-Komplettsystem, eine digitale Personalakte und ein Self-Service-Portal mit integrierter Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung.

Mit einer Lohn-Ausfall-Versicherung sichern sich Betriebe zusätzlich gegen Krankheit oder plötzliche Kündigungen ab: In wenigen Stunden können sie ihren Abrechnungsprozess vorübergehend an einen entsprechenden professionellen Anbieter auslagern. Agenda beispielsweise bietet so etwas unter dem Namen „Lohn-Notfall-Service“ an.

Gerade weil die Entgeltabrechnung ständigen gesetzlichen Änderungen unterliegt, sind immer weniger Fachkräfte bereit, hierfür die Verantwortung zu übernehmen. Damit der Lohnabrechner sich auf seine Tätigkeit konzentrieren kann, gleichzeitig aber immer auf dem aktuellen rechtlichen Stand ist, benötigt er den Zugang zu kostengünstigen Fortbildungsmöglichkeiten. Beispielsweise zu einer Hotline, die er bei Softwarefragen oder bei rechtlichen Fragen umgehend kontaktieren kann. Oder zu Online-Seminaren, die aktuell relevante Themen abhandeln. Fortbildungsmöglichkeiten gibt es auf dem Markt viele. Softwareanbieter wie Agenda bieten ihren Anwendern hier das Komplettpaket: Neben Online-Seminaren zur Anwendung in der Software gewährt der Software-Hersteller im Rahmen des „Lohn Xperts“ auch Zugang zu Fachseminaren und einer Rechtshotline.

Trend Green Economy: Papiersparen in der Personalabrechnung

Nachhaltigkeit liegt nicht nur im Trend, die EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung verpflichtet Unternehmen künftig sogar, ihre Aktivitäten hierfür offenzulegen. Verantwortungsbewusste Unternehmen gehen seit Jahren mit grünen Maßnahmen zur Bekämpfung des Klimawandels mit gutem Beispiel voran. Bei der Personalabrechnung sendet nachhaltiges Handeln ein wichtiges Signal an die ganze Belegschaft. Personalakten, Urlaubsanträge oder die monatlichen Abrechnungen auf Papier passen nicht zu einem grünen Image. Digitale Lösungen sind der Schlüssel zum (fast) papierlosen Personalbüro. Das Arbeiten mit weniger Papier spart nicht nur Holz, Wasser, Energie und CO₂ ein, Personalabrechner profitieren durch die Digitalisierung zusätzlich von effizienteren Arbeitsabläufen, geringeren Kosten und weniger Platzbedarf.

Das Gebot für Entgelt-Profis: die Chancen nutzen!

Wer noch mehr über diese Trends und die Umsetzungsmöglichkeiten anhand von Best-Practice-Beispielen im eigenen Unternehmen erfahren möchte, lädt sich unter agenda-unternehmen.de/trends Infomaterial in Form von kompakten und kostenfreien PlayCards zu den neuen Realitäten in der Personalabrechnung herunter.