So optimieren Sie die Beschaffung

Auch wenn ein starker Einkauf von enormer Bedeutung für Unternehmen ist, sieht die Realität leider oft anders aus. Vor allem im Mittelstand findet man noch zu oft eine operative Beschaffungsabteilung, die in der Organisationsstruktur nur eine untergeordnete Rolle spielt und dadurch auch nicht bei strategisch wichtigen Unternehmensentscheidungen eingebunden wird. Zudem laufen die Prozesse im Einkauf oftmals noch manuell und sind dadurch mit viel Aufwand verbunden. Dieses Ungleichgewicht ist auf Dauer riskant. Aus diesem Grunde ist es für viele Unternehmen essenziell, den Einkauf zu transformieren. Wie so oft im Leben gibt es hierfür jedoch kein Patentrezept.

Nie mit der Lösung starten

Der allererste Schritt ist immer die Analyse der Ist-Situation. Hierbei schaut man sich nicht nur die Struktur, Prozesse, Tätigkeiten, Beschaffungsdaten und Kompetenzen im Einkauf an, sondern es werden auch Gespräche mit Mitarbeitenden sowie den Führungskräften der Fachabteilungen und der Geschäftsleitung geführt. Hierbei werden die Anforderungen und Erwartungen abgefragt, denn diese soll der zukünftige Einkauf ja, so gut es geht, erfüllen. Erst wenn der Status Quo und vor allem die bestehenden Schwachstellen bekannt sind, wird die zukünftige Einkaufsorganisation definiert und umgesetzt.

Fundament Warengruppenmanagement

Auf Basis der Beschaffungsdaten werden die wichtigsten Warengruppen definiert und die strategischen Einkäuferinnen und Einkäufer diesen Warengruppen zugeordnet. Anschließend werden die Warengruppen im Detail analysiert (Artikel, Einkaufsvolumen, Lieferanten, technische Trends usw.) und Warengruppenziele und -strategien definiert. Daraus leitet sich die Umsetzung der benötigten Maßnahmen ab (globale Ausschreibung, Lieferantenkonsolidierung, Wertanalyse, Anpassung der Produktspezifikationen).

Warengruppenübergreifende Maßnahmen

Für die Steuerung des Einkaufs müssen Kennzahlen definiert werden zu Einsparungen, Liefertreue, Qualitätsrate, Rahmenvertrags- und Innovationsquote. Es folgt die Einführung eines professionellen Lieferantenmanagements, eines Risikomanagements und die Einbindung der Themen Nachhaltigkeit, Corporate Social Responsibility und Lieferkettengesetz. Zudem sollten die Prozesse soweit es geht digitalisiert werden. Bei dem Aufbau eines starken Einkaufs ist es wichtig, dies zunächst unabhängig von den existierenden Ressourcen zu machen. Erst wenn die zukünftige Struktur steht, erfolgt ein Matching mit dem bestehenden Einkaufsteam, und basierend darauf werden die nötigen Maßnahmen definiert und umgesetzt, vom Training über den Personalaufbau bis zur Nutzung von Interimsmanagern. Der Einkauf steht aktuell im Rampenlicht, es ist also der ideale Zeitpunkt für Änderungen.